Enterprise Portals - Intranets
Enterprise Portals dienen der Integration von Informationen und der Vereinfachung des Zugangs zu firmeninternen Anwendungen mit dem Ziel, die Produktivität der Beschäftigten, die mit Daten arbeiten, zu erhöhen. Ein Unternehmensinformationsportal ermöglicht, sämtliche Daten, Dokumente und Informationen zu organisieren und zu teilen. Jedem Beschäftigten bietet es dabei nur die für ihn relevanten Angaben.
Unternehmensprotale gewährleisten auch den automatischen papierlosen Ablauf ausgewählter Prozesse und gestalten dem Umlauf von Dokumenten innerhalb und außerhalb der Organisation übersichtlich. Für die Gesellschaft ist es dann einfach, konkret jede Bestellung zu bearbeiten oder einen Vertrag zu genehmigen.
Die Portalplattformen ermöglichen Ihnen, einfach den Workflow (komplette interne Prozesse von Anfang bis Ende, alle einzelnen Aktivitäten, Entscheidungs- und Genehmigungsblöcke, den endgültigen Output oder einen gewünschten Input) zu definieren. Der Workflow löst dabei nicht nur den standardmäßigen Ablauf der Prozesse, sondern stellt auch sämtliche Varianten sicher, wo z. B. ein verantwortlicher Mitarbeiter abwesend ist oder er seine Funktion in der Gesellschaft wechselt. Der Workflow ist zu diesem Zweck an die Organisationsstruktur gebunden. Die einzelnen Personen können so, je nach Bedarf und Entwicklung der Firma dynamisch die Rollen wechseln, ohne dass der funktionierende Prozess gefährdet wäre. Es wird die Überordnung und die Unterordnung der einzelnen Personen, ihre Kompetenzen und die gegenseitige Vertretbarkeit definiert.
Enterprise Portals sind eine Plattform für die standardisierte Art der Integration von Unternehmensinformationssystemen (ERP, CRM, CMS, BI etc.). Wenn z. B. eine unzureichende Konsolidierung der Zugänge zu den Datenquellen und Systemen in der Gesellschaft zu einem Verlust der Arbeitsproduktivität führt oder wenn ein „fremdes“ Informationssystem (z. B. nach einer Akquisition) zu integrieren ist, bieten Enterprise Portals eine Architektur, die diese Systeme verbindet. Enterprise Portals sind so in der Lage, in einem Umfeld Systeme zu verbinden, deren Kommunikationsschnittstellen momentan nicht kompatibel sind. Die Gesellschaft muss also nicht in die Entwicklung bereits existierender Anwendungen investieren, da der Weg anderswo entlang führt: über die Portallösungen, die universelle, sehr gut bewährte Standards nutzen.
Wenn es einen Bedarf an einem Fernzugang von Beschäftigten zu zentralen Anwendungen und Informationen gibt, ist das Unternehmensportal eine Plattform, die einen sicheren Zugang über das Internet gewährleistet. Zudem kommt auch ein möglicher Anschluss an verschiedene mobile Anlagen, wie es Taschencomputer oder Mobiltelefone sind, in Betracht. Zugang zu wichtigen Informationen können so auch Handelsvertreter oder Manager auf einer Dienstreise haben.
Das oft integrierte Document Management System gestaltet den Fluss von Dokumenten im Unternehmen übersichtlich und steuert Anpassungen und die Genehmigung durch einzelne Beschäftigte. Es führt unter den Dokumenten eine übersichtliche Gliederung mit der Möglichkeit der Suche unter Verwendung einer ganzen Reihe von Parametern ein. Zu sehen ist die Entstehungsgeschichte der einzelnen Dokumente, wer sich an der Erstellung oder Bearbeitung beteiligt hat und wer es genehmigt hat. Zu den einzelnen Dokumenten können Diskussionsforen gegründet werden, in denen die berechtigten Nutzer ein konkretes Dokument anmerken können. So lässt sich sehr schnell eine benötigte Angabe, ein Dokument, eine E-Mail, ein Fax, ein Scheiben, ein Vertrag, eine Rechnung, eine Projektdokumentation, ein gescanntes Dokument oder eine Multimediadatei finden. Ohne solche Instrumente kann dabei die Suche in internen Dokumenten der Firma auch mehr als 10% der Arbeitszeit darstellen.
Ein Enterprise Portal ist eine „schlüsselfertige“ Lösung, die in der Lage ist, Ihre bestehenden Datenquellen oder Systeme restlos zu nutzen und sie zu einem abgerundeten Ganzen zu verbinden. Enterprise Portals verändern allerdings die Organisation der Arbeit und die Art des Umgangs mit den Unternehmensdaten. Deshalb müssen Investitionen in ein Unternehmensportal stets eine strategische Entscheidung des Top-Managements sein. Der Verband oder jedes seiner Mitglieder berät Sie gern, welche Einsparungen Enterprise Portals am häufigsten bringen und wie der Investitionsaufwand zu kalkulieren
